bcImage

Samenstelling Raad
van Commissarissen

Op voordracht van de Raad van Commissarissen werd Hans Stellingsma herbenoemd. Gedurende dit verslagjaar liep Kirsten Konst met de Raad van Commissarissen mee als stagiaire. Zij woonde de meeste vergaderingen van de Raad bij. Haar inbreng werd zeer gewaardeerd. Onder haar leiding vond dit jaar de zelfevaluatie plaats.
De Sleutels kent een maximum zittingsduur voor de leden van de Raad van Commissarissen van tweemaal vier jaar. Wij kennen daarbij een kortere periode dan de Governancecode. Met het oog op de continuïteit lijkt het raadzaam vanaf 2011-2012 een extra lid te benoemen. Wij zullen met name zoeken naar een kandidaat met ervaring op het gebied van projectontwikkeling.

Gedurende het verslagjaar bestond de Raad uit de volgende leden:

Naam, geslacht, geboortedatum Functies en relevante nevenfuncties
Jit Peters, man
voorzitter
(17 april 1946)
Op voordracht van de Raad

Hoogleraar Staats- en bestuursrecht UvA
Raadsheer plaatsvervanger Hof Amsterdam
Plaatsvervangend lid Commissie Integriteit Rijksoverheid
Lid Commissie Integriteit VNG
Lid Landelijke Advies en Arbitragecommissie VNG inzake arbeidsvoorwaarden
Plaatsvervangend lid Commissie Bezwaarschriften van het waterschap Amstel, Gooi en Vecht

Huguette Tichler-Schlemper, vrouw
vice-voorzitter
(10 februari 1947)
Op voordracht van de OR

Lid van de Raad van Toezicht van GGZ Delfland
Vice-voorzitter van de Raad van Toezicht van ROC ID College
Voorzitter van de Stichting Urgentiebepaling Woningzoekenden Rijnmond
Freelancer bij VNO-NCW Oostland/Economics
Lid van het bestuur van Humanitas Lansingerland
Commissaris van de Stichting Humanitas Rotterdam

Vincent Gruis, man
(9 mei 1972)
Op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging

Universitair Hoofddocent Volkshuisvesting (Faculteit Bouwkunde, Technische Universiteit Delft)
Lector Vernieuwend Vastgoedbeheer (Hogeschool Utrecht)
Commissaris woningcorporatie Com.wonen te Rotterdam
Lid Commissie Aedescode (tot 1 november 2010)

Leendert Jonker, man
(1 juni 1946)
Op voordracht van de Huurdersbelangenvereniging

Voorzitter Leidse MilieuRaad
Voorzitter vereniging van Vrienden van de Leidse Stadsgehoorzaal
Voorzitter bezwaarschriftencommissie Noordelijke waterschappen

Hans Stellingsma, man
(13 december 1956)
Op voordracht van de Raad

Zelfstandig ondernemer
Commissaris bij een aantal middelgrote ondernemingen
Toezichthouder bij enkele zorg- en onderwijsinstellingen

Rooster van aftreden

31 december 2012 Huguette Tichler-Schlemper
31 december 2012 Vincent Gruis
31 december 2013 Jit Peters
31 december 2013 Leendert Jonker
30 juni 2014 Hans Stellingsma

Alle leden van de Raad van Commissarissen zijn inmiddels in hun tweede termijn van vier jaar benoemd. In 2010 heeft de Raad een principebesluit tot herbenoeming van de heer Stellingsma genomen. Dit principebesluit is vervolgens op de ALV als voordracht ingebracht. De ALV heeft met de herbenoeming ingestemd.

Profiel Raad van Commissarissen
Voor het profiel van de Raad van Commissarissen verwijzen wij naar de website. Het profiel is niet gewijzigd gedurende dit verslagjaar. We denken met de huidige samenstelling een evenwichtig profiel te hebben bereikt en een goede mix van kennis, kwaliteiten en eigenschappen. Aan de ene kant is er sprake van relatief veel bestuurlijke en ambtelijke ervaring, anderzijds van volkshuisvestingsdeskundigheid, bedrijfseconomische deskundigheid en bestuurlijk-juridische deskundigheid. Bij een volgende benoeming zal gezocht worden naar iemand met specifieke ervaring op het gebied van bouwprojecten. De samenstelling van de Raad van Commissarissen voldoet aan de statutaire bepalingen en aan bovengemeld profiel. De werkwijze is getoetst aan de codes en adviezen die zijn uitgebracht over de werkwijze van raden van toezicht. Daaraan voldoen wij en wanneer wij op sommige punten daarvan afwijken, doen wij dat gemotiveerd, omdat wij menen dat onze werkwijze beter aansluit bij wat onze corporatie van ons verlangt. In ons geval betreft dit drie zaken:
1.De wijze waarop wij belanghouders betrekken bij ons beleid.
2. De wijze waarop belangenverstrengeling is geregeld: wij vinden bloedverwantschap in de derde graad een te extreme grens en hanteren voor dit onderdeel onze eigen statuten, waarin wordt uitgegaan van bloedverwantschap in de tweede graad.
3. De termijnen waarin een commissaris kan aanblijven is twee in plaats van de in de code genoemde drie termijnen. Mede in het licht van voorstellen om de Governancecode op dit punt te wijzigen zal de Raad van Commissarissen dit punt nog eens bezien.

Integriteit
Bij de vervulling van de vacatures wordt uitdrukkelijk gelet op mogelijke belangenverstrengeling of de schijn van belangenverstrengeling zoals dat ook in het verleden gebeurde. Noch uit externe contacten noch uit interne contacten is ons gebleken van enige schending van de integriteitcode zoals door ons als leidraad wordt gehanteerd. Besloten is dat de criteria van de Governancecode Woningcorporaties in principe richtinggevend zijn. De onafhankelijkheid van ieder van de leden is niet in het geding en er spelen geen tegenstrijdige belangen. Voor de gehele organisatie is in november 2005 een integriteitcode vastgesteld onder de naam van ‘De betrouwbare organisatie’. In 2009 is dit document geëvalueerd en is een tweede versie van de integriteitcode verschenen. Bij accountantscontrole wordt de kwetsbaarheid van de organisatie voor integriteitinbreuken meegenomen. Daarnaast is de integriteit geborgd in de planning&control-cyclus. Voorts is er een klokkenluidersregeling opgesteld voor de organisatie van de corporatie, waarin de voorzitter van de Raad ook een rol speelt.

Werkzaamheden

a. algemeen organisatorisch

- De Raad kwam viermaal bijeen voor reguliere vergaderingen. Daarnaast vergaderde de Raad een paar maal afzonderlijk over aanpassingen van de beloningsstructuur van directeur-bestuurder en de commissarissen als follow up van de uitkomsten van de Commissie Westerlaken en aanpassingen van de Governancecode ter zake.
- Het energiebesparingplan werd besproken. De Raad vond het plan nog te weinig ambitieus en zag dit plan eerder als een eerste stap. Gevraagd werd aan de directeur-bestuurder snel met vervolgstappen te komen.
- De meeste leden van de Raad woonden de twee ledenvergaderingen bij die werden voorgezeten door de voorzitter of de vice-voorzitter van de Raad.
- De voorzitter had voorafgaande aan iedere vergadering van de Raad een voorbespreking over de agenda met de directeur-bestuurder. Daarnaast werden tussentijdse ontwikkelingen besproken tussen de voorzitter van de Raad en de directeur-bestuurder.
- De voorzitter had een gesprek met wethouder Van Woensel van Leiden over de vertragingen in de uitvoering van de plannen van de Sleutels en de toekomst van de Sleutels.
- De voorzitter en de vice-voorzitter hadden een jaargesprek met een vertegenwoordiging van de OR en met vertegenwoordigers van de huurderbelangenvereniging De Eendracht (HBE). Het bestuur van de HBE is voor een belangrijk deel vernieuwd, waaronder het voorzitterschap. Een eerste gewenningsperiode verliep niet zonder spanningen. Met elkaar moeten betere procedureafspraken te maken zijn over hoe we met elkaar omgaan.
- De voorzitter en de vice-voorzitter voerden een functionerings-/jaargesprek met de directeur-bestuurder. Daarnaast werden aanpassingen van de beloningsstructuur naar aanleiding van de voorstellen Westerlaken besproken met de directeur-bestuurder.
- Prioriteiten uit het ondernemingsplan werden als prestatieafspraken besproken tussen de Raad en de directeur-bestuurder én de uitvoering ervan werd getoetst.
- Ondanks de pogingen om de algemene ledenvergaderingen levendiger te maken middels het aan de orde stellen van bepaalde thema’s, baart de geringe opkomst van de ledenvergaderingen ons zorgen. Ook valt het ons op dat het ledenbestand ieder jaar achteruit loopt.
- De Raad van Commissarissen werd in een vroegtijdig stadium betrokken bij de uitgangspunten van de gebiedsplannen.
- Over de ontwikkelingen rond de Muldersstraat werd de Raad regelmatig bijgepraat. Helaas is het conflict het domein geworden van juristen, de gemeentelijke bezwaarschriftencommissie en de rechter. Vraag is of de bewoners van de Muldersstraat daar wel profijt van hebben.
- De procedure van visitatie van de Sleutels in 2011 werd besproken in de Raad. De vice-voorzitter en Hans Stellingsma namen deel in de interne commissie visitatie die de visitatie voorbereidde.
- Landelijke ontwikkelingen en lokaalpolitieke ontwikkelingen werden gevolgd en leidden regelmatig tot overleg met de directeur-bestuurder. Berichten over de corporatie in de regionale media werden door de directeur-bestuurder tijdig gemeld aan de Raad en leidden zo nodig tot onderlinge afstemming en actie.
- Diverse leden van de Raad woonden bijeenkomsten bij van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) en andere spelers in corporatieland.

b. financieel

- Het jaarverslag 2009, de jaarrekening inclusief het accountantsverslag werden in aanwezigheid van de accountant besproken en vastgesteld. De Managementletter opgesteld door de accountant, werd besproken. Bij iedere periodieke vergadering werd de kwartaalrapportage besproken.
- De begroting 2010 en de beleidsvoornemens voor 2010 werden besproken en geaccordeerd. De Audit Commissie, bestaande uit Leendert Jonker en Hans Stellingsma, heeft in 2010 viermaal vergaderd met de manager IB en de controller. De commissie leverde een belangrijke bijdrage ten aanzien van de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken in de Raad. Afgesproken is in de toekomst een strakker schema van voorbereiding te volgen. Daarnaast is afgesproken tussentijdse wijzigingsvoorstellen met betrekking tot de begroting van het betreffende jaar aan de Raad voor te leggen.
- De Herijking Meerjarenbeleid 2010- 2019 werd uitvoerig besproken en voorbereid door de Audit Commissie.
- De oprichting van SPO B.V., de BV voor de ontwikkeling van het Kooiplein e.o., kwam meermalen aan de orde in de Raad, en was ook voorbereid door de Audit Commissie.
- Het Treasurystatuut werd vastgesteld door de Raad.

c. themadagen

De navolgende thema’s werden gedurende de themadagen besproken: ondernemingsplan, missie statement, risicomanagement en ijkpunten voor controle. Als voorlopige insteek kozen we ten aanzien van externe meetpunten: a. een duurzame kwaliteitsprong, b. tevreden bewoners, c. projecten ‘op stoom’, d. een gedifferentieerd woningbeleid per woongroep.
Naast de themadagen vond onder begeleiding van het bureau Alons & Partners een bijeenkomst plaats over de rolopvattingen van commissarissen en de directeur-bestuurder. Het onderzoek van Alons was het resultaat van individuele interviews met de leden van de Raad en de directeur-bestuurder. Dit mondde uit in een rapportage met aanbevelingen. Eén van de aanbevelingen betreft het meer structureel met elkaar omgaan aan de hand van door externen factoren ingegeven ‘performance indicators’.

d. landelijke ontwikkelingen

- In aanvulling op het punt Algemeen zij hier nog gezegd dat meerdere malen al dan niet noodzakelijkerwijs aandacht werd geschonken aan de landelijke ontwikkelingen over de woningcorporaties. Dit onder andere naar aanleiding van de poging van een woningcorporatie uit het stelsel te treden, de Europese afspraken en de BTW-plicht op investeringen op eigen grond. Hierboven is al geschetst dat de landelijke ontwikkelingen ons niet vrolijk stemmen.

Zelfevaluatie
De RvC hield een zelfevaluatie zoals voorzien is in de Governancecode.
Dit keer werd minder aandacht geschonken aan onze rolopvattingen ten opzichte van de directeur-bestuurder, maar keken wij meer naar onszelf. Centraal stond de vraag hoe wij ons persoonlijk functioneren kunnen verbeteren. Kritiek op elkaar werd niet vermeden. Daarnaast stonden de aanbevelingen van het rapport Alons centraal bij onze zelfevaluatie. Deze werden nadien ook besproken met de directeur-bestuurder.

Beloningsstructuur en kosten van de directeur-bestuurder en de Raad van Commissarissen
De Commissie Westerlaken heeft in de loop van 2010 voorstellen gedaan ten aanzien van de beloningsstructuur van de bestuurders van woningcorporaties. De nieuwe voorstellen kwamen tot stand naar aanleiding van klachten over de hoge beloningen van enkele directeur-bestuurders van woningcorporaties die uitkwamen boven de Balkenende-norm. Daarvan was bij de Sleutels geen sprake. Ook in de beloningen van toezichthouders verdiepte zich een commissie onder voorzitterschap van de heer Meijerink. De voorstellen van deze commissies zijn aanvaard door de branchevereniging Aedes en door de VTW. Uitgangpunten voor de beloningen zijn de omvang van de corporatie, de dynamiek van de vastgoedportefeuille, de positie in het krachtenveld en de marktinvloed. De voorstellen van de beide commissies zijn opgenomen in de Governancecode van de sector en worden bindend opgelegd aan de woningcorporaties. De regering is voornemens de voorstellen wettelijk te regelen. De beloning van de nieuwe directeur-bestuurder is vastgesteld in overeenstemming met de Governancecode en volgens het modelcontract van de VTW. Ook de beloningen van de commissarissen zijn in overeenstemming gebracht met het niveau van de Governancecode.
De totale kosten van de Raad in 2010 bedragen €51.000,- (2009: €41.000,-).
De in de totale kosten opgenomen vergoeding voor de vijf leden van de Raad van Commissarissen gezamenlijk bedraagt €40.600, - (2009: €33.000, -).
Naast de vergoedingen die volgens het hier bovenstaande werden vastgesteld, werden geen extra vergoedingen ontvangen. De leden zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW). Meerdere voorlichtingsdagen van de vereniging en cursussen werden door de leden bijgewoond.

De toekomst
Het lijkt erop dat we door het diepste dal van de economische crisis heen zijn. Maar dit geldt niet voor de bouwsector, die immers altijd naijlt. Dit heeft echter niet geleid tot lagere bouwkosten. De woningmarkt blijft hopeloos op slot, mede door het kabinetsbeleid. Hopelijk breekt in Den Haag eerdaags het licht door dat het zo niet verder kan. Gelukkig breekt langzamerhand de erkenning door dat de financiële positie van vele woningcorporaties deplorabel is, waardoor er minder wordt geïnvesteerd dan nodig is. De financiële positie van de Sleutels is momenteel positief, maar dit komt mede doordat de uitvoering van een aantal projecten vanwege vooral externe factoren vertraagd is.
De opgaven waar onze corporatie zich voor gesteld ziet, zijn ingewikkeld. Bij herstructurering in de wijken staat samenwerking met alle belanghebbenden voorop, uiteraard in de eerste plaats met de bewoners. Goede communicatie is daarbij het sleutelwoord. Verbeteringen op dit terrein zijn altijd mogelijk en daar wordt ook naar gestreefd. Toekomstige bewoners en starters willen we immers niet in de kou laten staan. Dat wordt echt dé grote opgave voor de komende jaren. Ondanks alle tegenwerkende regelingen willen we soelaas bieden aan hen, evenals aan de middeninkomens die van ons afhankelijk zijn. Van de Sleutels mag creativiteit worden verwacht op dit gebied. Daarbij zullen de grenzen van wat nog wel mogelijk is, moeten worden afgetast. We hoeven ons daarbij niet te gedragen als het braafste jongetje van de klas. Wel moeten de risico’s goed in kaart worden gebracht.

Ook de komende jaren zal veel worden gevergd van de medewerkers van de Sleutels. Zij vormen ons belangrijkste kapitaal. Daarbij worden flexibiliteit en aanpassingsvermogen van een ieder verwacht. Maar het is mooi mee te mogen werken aan het beter wonen in Leiden en Voorschoten Dat stimuleert om eenduidig onze maatschappelijke opdracht tot stand te brengen.

Jit Peters
Voorzitter

print